Bien remplir un bail est une des étapes la plus importante dans la gestion d'immeubles, car les droits et obligations de chaque parties y sont indiqués. Le "Formulaire Obligatoire de la Régie du Logement" est le document qui doit être utilisé pour tout bail de logement. Le locateur ET le locataire doivent recevoir une copie du Bail. À la fin de cet article, vous serez en mesure de remplir et signer les baux avec vos locataires sans aucune difficultés.
SECTION A - IDENTIFICATION DES PARTIES
Locateur : Veuillez inscrire toutes les coordonnées du propriétaire de l'immeuble.
Locataires : Veuillez inscrire toutes les coordonnées de chaque locataire qui signe le bail.
SECTION B - DESCRIPTION & DESTINATION DU LOGEMENT LOUÉ, ACCESSOIRES ET DÉPENDANCES
Adresse : Adresse complète du logement loué
"Le logement est loué à des fins d'habitation seulement" : À cocher OUI lorsque vous voulez que le logement servent d'habitation seulement. (Il ne peut pas y avoir de commerce ou un salon de coiffure par exemple) Personnellement, je coche cette case OUI pour chaque bail résidentiel.
"Le logement est situé dans une copropriété divise" : À cocher OUI seulement s'il fait partie d'un syndicat de copropriété.
"Stationnements Extérieurs et Intérieurs" : Cocher s'il y a lieu et inscrire le numéro et le nombre de stationnement. (Ex: 2 Stationnements extérieur, numéro 5 & 6)
"Remise ou espace de rangement" : À cocher seulement s'il y a lieu. (Ex: Cabanon en arrière de la cour)
"Autres accessoires et dépendances" : Inscrire toutes autres accessoires inclus dans le bail. (Ex: Air climatisé 16 000 BTU inclus ou aspirateur central inclus)
"Des meubles sont loués et inclus dans le loyer" : À remplir seulement si le logement est déjà meublé par le locateur
SECTION C - DURÉE DU BAIL
"Bail à duré fixe" : Inscrire la durée du bail exact. (Exemple: Bail de 1 ans, du 1er Juillet 2022 au 30 Juin 2023) Personnellement, je ne fait que des baux à durée fixe.
"Bail à durée indéterminé" : Le bail n'a pas de date de fin, donc c'est plus compliqué d'effectuer des changements au bail.
SECTION D - LOYER
"Le loyer est de" : Inscrire le coût du loyer.
"Le coût total des services est" : Inscrire le coût des services, tels que des stationnements par exemple.
"Le loyer total est de" : Additionner le coût du loyer et des services.
"Le locataire bénéficie d'un programme de subvention pour le paiement du loyer" : Cocher OUI, uniquement si la locataire se fait aider par un OMH (Office Municipal de l'Habitation) pour le paiement de son loyer par exemple.
Date du paiement:
"Premier Terme" : Inscrire la date à laquelle le locataire paiera le premier loyer. J'écris habituellement la même date que celle du début de bail.
"Autres Termes" : J'écris toujours que le loyer est payable le 1er jour de chaque mois.
Mode de paiement
"Le loyer est payable selon le mode de paiement suivant" : Inscrire le mode de paiement du locataire. (Par chèque, par virement Interac, argent comptant)
"Le locataire accepte de remettre une série de chèques postdatés au locateur pour la durée du bail" : À cocher OUI seulement si le locataire paie par série de chèque postdatés.
"Le loyer sera payable au" : Inscrire le lieu ou le paiement sera effectué. (Par la poste, par Internet, au bureau du gestionnaire etc..)
SECTION E - SERVICES & CONDITIONS
"Un exemplaire du règlement de l'immeuble a été remis au locataire avant la conclusion du bail" : Inscrire la date ou l'exemplaire de règlement a été remis au locataire. (Personnellement, j'utilise l'exemplaire de règlement et les feuilles d'annexe au bail disponibles aux membres CORPIQ)
TRAVAUX ET RÉPARATIONS
"Avant la délivrance du logement" : Inscrire tous les travaux que le locateur devra effectuer avant que le bail commence.
"En cours de bail" : Inscrire les travaux que le locateur devra effectuer pendant le bail.
SERVICE DU CONCIERGE
À remplir seulement s'il y a un concierge ou une personne assigné à l'immeuble. (Compagnie de gestion immobilière ou autres)
SERVICES, TAXES & COÛTS DE CONSOMMATION
Dans cette section, veuillez cocher les frais seront assumés par quelle partie (Locateur ou locataire)
CONDITIONS
"Le locataire a un droit d'accès au terrain" : Cocher OUI, si le locataire peut accéder au terrain et préciser l'endroit. (Par exemple: Droit d'accès au terrain, du côté gauche de la bâtisse)
"Le locataire a le droit de garder un ou des animaux" : Cocher si le locataire a le droit d'avoir des animaux ou non.
AUTRES SERVICES, CONDITIONS ET RESTRICTIONS
Inscrire toutes autres informations supplémentaires dans cette section. Personnellement, voici ce que j'écris dans cette section dans chaque bail: "Logement non-fumeur et aucun cannabis de permis"
SECTION F - RESTRICTIONS AU DROIT À LA FIXATION DE LOYER ET À LA MODIFICATION DU BAIL
*Si une de ces 2 cases sont cochés, le locataire ne peut refuser une augmentation de loyer ou une modification du bail lors des 5 premiers renouvellement.*
"Le logement est situé dans une immeuble construit depuis 5 ans ou moins." : Il est extrêmement important de cocher cette case si l'immeuble est neuf de 5 ans ou moins OU si l'immeuble a été remis à neuf dans les 5 dernières années. Inscrire la date à laquelle l'immeuble était prêt à louer.
"Le logement est situé dans un immeuble dont l'utilisations à des fins résidentielles résulte d'un changement d'affectation depuis 5 ans et moins" : Cocher OUI seulement s'il y a lieu. Cette clause ne s'applique pas à la majorité des immeubles locatifs.
SECTION G - AVIS AU NOUVEAU LOCATAIRE OU SOUS-LOCATAIRE
Dans cette section, il faut inscrire le loyer le plus bas payé dans les 12 derniers mois pour le logement concerné. Il faut également inscrire si des réparations ont été effectués depuis le dernier locataire ou s'il y a des nouveaux services inclus.
SECTION H - SIGNATURES
Dans cette section, il faudra que le locateur ainsi que chaque locataire inscrit au bail signe.
"Les locataires s'engagent solidairement" : Lorsqu'il y a 2 locataires et que cette case est coché par exemple, chaque locataire est responsable à 50% du bail.
"Toute autres personne qui signe le bail doit indiquer clairement en quelle qualité elle le fait" : C'est ici qu'un cautionnaire signerait sur le bail par exemple.
SECTION I - AVIS DE RÉSIDENCE FAMILIALE
Je n'ai personnellement jamais rempli cette section, elle n'est à remplir qu'à la demande d'un locataire marié ou uni civilement.
ANNEXES ET RÈGLEMENTS
Lorsque le bail a été rempli, signé et paraphé par chaque parties, il ne reste plus qu'à signer des annexes au bail et les règlements de l'immeuble. (Ces 2 documents ne sont pas obligatoires, mais ils sont fortement recommandé)